Pour fonctionner au mieux, l’entreprise doit adopter des méthodes de travail visant à favoriser la communication entre les salariés. C’est d’autant plus important dans les grandes entreprises ayant une portée internationale. Les différences de culture et le décalage horaire sont autant de freins à une communication fluide.

L’impact d’une communication défaillante

Quand la communication n’est pas naturelle entre les équipes, chacun travaille dans son coin et des problèmes surviennent petit à petit. Cela crée de l’incompréhension, de la frustration et même de la défiance rendant encore un peu plus difficile toute forme de communication. Outre l’impact humain, il y a également de lourdes conséquences sur les projets et les résultats de l’entreprise.

Des erreurs sont commises à tous les étages et ne peuvent être corrigées faute d’un bon niveau d’échanges entre les organisations. L’entreprise peut y remédier en mettant en place des processus visant à rendre plus simple et systématique les discussions indispensables à une bonne collaboration.

Mieux communiquer : un enjeu crucial

Quand on analyse les raisons de l’échec d’un projet ou même d’une entreprise, le problème est très souvent la communication. Souvent, de nombreux problèmes auraient pu être évités si l’entreprise s’était donnée les moyens d’une meilleure communication entre tous ses employés.

Une fois le constat posé, encore faut-il savoir comment remédier à cette situation. La communication est un enjeu qui doit être partagé par tout le monde à son niveau. Un employé ne peut pas travailler seul de façon isolée. Une entreprise qui réussit n’est pas une somme d’individualités mais une équipe soudée qui avance dans le même sens.

L’effort de communication est donc une nécessité du quotidien à laquelle personne ne peut déroger. Le management a la responsabilité d’organiser le travail et d’identifier rapidement les points de blocage. De façon naturelle, certains individus sont plus aptes à communiquer efficacement que d’autres. C’est également le rôle du manager d’accompagner ceux qui ont plus de mal à communiquer pour les aider à évoluer et transmettre les informations essentielles à leurs collègues en temps et en heure.

L’annuaire interne

Aujourd’hui, tout le monde dispose d’un téléphone fixe et même souvent d’un smartphone pour son travail. Malheureusement, pour beaucoup d’employés, l’usage du téléphone n’est pas facile, souvent par timidité, parfois par laxisme. Ils se cachent alors derrière des excuses telles que : « je n’ai pas réussi à le joindre », « je ne connais pas son numéro » ou encore « je préfère lui envoyer un mail ». Le mail est un outil formidable, rapide et moderne. Mais il a de nombreux effets pervers au premier rang desquels le fait qu’il entraine souvent d’interminables parties de ping-pong pour régler des micro-détails qui auraient pu être tranchés via un appel téléphonique de 2 minutes. Pour que vos salariés sachent toujours comment joindre leurs collègues, vous devriez songer à déployer un annuaire interne d’entreprise. Ce type de système permet de trouver les coordonnées de n’importe quel employé en quelques secondes. C’est indispensable quand on a besoin d’échanger avec plusieurs équipes au quotidien.

La messagerie instantanée

Ces dernières années, les employés ont vu l’apparition d’un nouveau type d’outils : les systèmes de tchat. Lync, Skype, Slack, les options sont nombreuses. Elles permettent à chacun d’envoyer un message rapide à un autre employé. C’est plus interactif et rapide que l’email et moins intrusif que le téléphone. Cela représente donc un bon compromis quand on a besoin d’un renseignement de façon rapide mais que l’on n’est pas en situation de passer un appel, par exemple parce que l’on se trouve en réunion. La messagerie instantanée permet aussi de partager son écran avec des tiers pour des sessions de travail très productives.

La visioconférence

Autre technologie qui s’est largement démocratisée durant les dernières années : la visioconférence. Autrefois réservée à quelques rares entreprises en raison de son coût prohibitif, elle est aujourd’hui devenue très accessible et fonctionne très bien depuis n’importe quel ordinateur doté d’une webcam. Zoom, Microsoft Teams ou Google Meet, les solutions disponibles sur le marché sont pléthoriques. Le coût est très intéressant, en particulier si on pense aux économies que la visio permet de réaliser par rapport à des réunions en face à face nécessitant des déplacements. La réduction des déplacements est un enjeu majeur pour la réduction de l’empreinte carbone des sociétés.

La réunion hebdomadaire

C’est un rendez-vous régulier dans chaque équipe : la réunion de service. Elle permet aux membres d’une équipe d’échanger avec leur responsable sur les projets en cours. C’est un moment où chacun peut poser ses questions de façon ouverte. La réunion de la semaine permet de mettre de l’huile dans les rouages et de trancher les points en suspense. Elle ne règle pas tous les problèmes mais il y en aurait bien plus si elle n’existait pas. Cette réunion doit être dynamique et ouverte. Elle peut vite sombrer dans la routine et la monotonie si l’animateur ne prend pas la peine d’impliquer tous les participants.

La réunion d’entreprise

De temps en temps, la direction doit réunir tous les employés de l’entreprise. Cette grande messe a lieu 1 à 4 fois par an suivant l’entreprise. Ce rituel permet à la direction :

  • de partager les résultats de l’entreprise,
  • de fixer les objectifs et les priorités pour les mois à venir.

Cette session est l’occasion pour les employés de poser directement leurs questions à l’équipe dirigeante. Cela facilite l’échange direct et évite le filtre souvent introduit par la chaîne de management.

On le voit, la communication repose à la fois sur la mise en œuvre d’outils technologiques mais aussi sur l’adoption de bonnes pratiques. Chaque employé doit être un acteur de la transformation digitale de l’entreprise en s’appropriant ces outils pour travailler plus efficacement avec ses collègues.

A cet effet, la formation ne doit pas être négligée. Si l’ergonomie est souvent au rendez-vous pour une prise en main rapide, certaines fonctionnalités ne sont pas toujours utilisées faute d’être connues des utilisateurs. La formation a donc une grande importance dans la phase de découverte pour maximiser l’usage des technologies et améliorer le retour sur investissement pour l’entreprise.

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