Signature électronique : Quels en sont les principaux avantages ?

L’avancée du numérique change constamment nos habitudes de vie. Parmi ces changements, on note la signature électronique. C’est la nouvelle trouvaille de l’ère de la transformation digitale, et elle s’est déjà répandue à grande allure dans de nombreuses entreprises. Toutefois, elle n’est pas toujours bien comprise ni maitrisée par tout le monde. Vous avez certainement déjà en entendu parlé et vous vous posiez des questions à son propos. N’ayez aucune inquiétude, vous aurez toutes les réponses dans cet article. Contrairement à ce que vous pensez, la signature électronique n’est pas une signature manuscrite que l’on aurait numérisée. Non ! C’est juste un ensemble de codes qui permet d’authentifier et d’approuver officiellement des documents numériques en quelques minutes ou secondes. En lisant cet article, vous y trouverez tous les avantages dont vous pouvez bénéficier en optant pour cette nouvelle technologie. Et n’oubliez pas ! Elle fait partie des critères importants qui feront élever votre entreprise au rang d’entreprise moderne.

Qu’est-ce que la signature électronique ?

Également appelée signature électronique, la signature numérique est un procédé qui permet de garantir l’intégrité d’un document électronique (assurer qu’il n’a pas été modifié entre le moment où l’auteur l’a signé et le moment où il est consulté) et d’en authentifier l’auteur (s’assurer que c’est le bon interlocuteur qui a vraiment signé le document). Pour résumer, la signature électronique est à un document au format numérique ce que la signature manuscrite est à un document papier. Les deux signatures ont le même statut légal, mais la différence est que la signature électronique n’est pas visuelle comme son homologue, mais correspond à une suite de caractères. En d’autres termes, elle repose sur des techniques cryptographiques et se caractérise sous la forme d’un marquage en haut du document et de certaines informations comme l’état de validation de la signature, des propriétés de signature et du certificat utilisé. Ainsi, elle utilise un identifiant numérique basé sur un certificat délivré par une autorité de certification ou un prestataire de services de confiance accrédité (Universign, CertiGreffe, Certinomis, ChamberSign, Click & Trust…).

Les caractéristiques de la signature électronique

Afin d’utiliser la signature électronique, vous devez vous doter d’outils de bonne qualité pour garantir une sécurité maximale. C’est pour cela qu’elle doit répondre à deux critères principaux. Premièrement, il y a la propriété d’identification. En fait, l’outil doit être lié exclusivement au signataire et permettre son identification. Le lecteur d’un document doit pouvoir identifier la personne ou l’organisme qui a apposé sa signature. Cela veut dire que l’identité du signataire doit être facilement reconnaissable.

Secundo, nous avons la propriété d’intégrité. Cette caractéristique permet de garantir que le document n’a pas été altéré entre l’instant où l’auteur l’a signé et le moment où le lecteur le consulte. Les conditions qui devront être réunies pour assurer cette fonction sont :

• La signature doit être authentique: au cours de la conception de la signature, toutes les données morales et physiques doivent être prises en compte pour permettre de retrouver l’identité du signataire de manière certaine. Dans cette optique, vous avez le devoir de fournir toutes les spécificités susceptibles de différencier votre signature de celle de toute autre personne ;
• La signature doit être infalsifiable et détectable: les informations qui servent de base sécuritaire doivent être hautement personnelles ou particulières. Ainsi, personne ne doit pouvoir falsifier votre signature électronique. Et même si cela arrivait, on doit pouvoir détecter s’il s’agit d’une fausse signature. La signature électronique est mise au point de sorte qu’on peut reconnaitre toute autre signature lui ressemblant. Cela permet d’attraper les individus mal intentionnés. Sachez que la procédure de création de cette signature est seulement sous le contrôle exclusif du signataire ;
• La signature doit être non réutilisable: on ne peut utiliser une même signature pour deux différents documents. Une signature est valable pour un seul document, et il est impossible de la déplacer sur un autre document ;
• La signature doit être inaltérable: une fois qu’elle est posée sur un document, on ne peut la modifier.

Pourquoi opter pour la signature électronique ?

Tout le monde est d’accord que c’est la signature manuscrite qui permet d’authentifier un document papier. Mais, à l’ère de la digitalisation, toutes les activités se font en ligne : les banques sont en ligne, les entreprises sont en ligne, les vendeurs sont en ligne, les particuliers et les consommateurs sont aussi en ligne. L’internet est ainsi devenu un espace virtuel aussi important que la vraie vie. On peut y faire des opérations, des transactions avec d’autres entreprises se trouvant à l’autre bout du monde facilement. Par conséquent, les documents sont de plus en plus réalisés dans un format numérique. Mais, une signature devrait être apposée sur lesdits documents pour signaler son approbation et son identité. Elle devra permettre de les authentifier. La signature numérique vient donc régler un problème efficacement. Grâce à cette technique, vous pouvez envoyer vos contrats, factures, etc. via internet, et cela en toute sécurité sans être obligé de scanner ou faxer des documents manuscrits. Elle est conçue pour prévenir d’éventuelles falsifications. Comment ? En effet, les identifiants numériques conformes basés sur des certificats sont délivrés par des prestataires accrédités. Et il vous faut d’abord prouver votre identité pour obtenir un identifiant numérique. Aussi, votre signature numérique et le document signé sont cryptés ensemble et liés par un sceau infalsifiable. Ce n’est pas tout ! Pour chaque document que vous signez, il est utilisé un certificat numérique et un code PIN uniques pour valider vos identifiants. Cela prouve véritablement votre identité. Vous pouvez signer tous les types de fichiers numériquement (Documents Word, PDF, jpg, XML, etc.). Précisons que la signature numérique des fichiers de format PDF est le plus utilisé puisqu’il offre une meilleure stabilité du document et est conforme aux normes ISO d’archive PDF/A, ce qui garantit la pérennité desdits fichiers.

Les différents types de signatures numériques

Pour être valable, il est exigé que la signature électronique soit conçue par un dispositif de création de signatures, qui doit être conforme avec le règlement eIDAS, et par un prestataire de services de confiance qualifié. La signature électronique peut être subdivisée en trois types puisqu’elle comporte trois niveaux de sécurité. Nous avons :

• La signature dite « Simple »: c’est le premier niveau de sécurité. Ce type de signature est représenté sous la forme d’une case à cocher qui permet à l’utilisateur de valider la conformité du document. Il ne présente pas de critère obligatoire (vérification d’identité, consentement, dossier de preuve, etc.). Toutefois, en fonction du prestataire, il est possible de renforcer le processus par une étape de validation de l’identité des signataires avec la création d’un dossier de preuves. Ce dernier est un ensemble de traces informatiques qui sera archivé de manière sécurisée chez un tiers archiveur ;
• La signature avancée: elle jouit de plus de sécurité parce qu’elle est réalisée à base d’un système de vérification d’identité du signataire poussé. On se sert également d’un certificat numérique associé à la constitution d’un dossier de preuves garantissant l’inaltérabilité du document après signature. Il faut préciser également qu’elle doit être en conformité avec le règlement eIDAS et les normes de signature ETSI ;
• La signature qualifiée: le niveau de sécurité ici est le plus haut. Cette signature est beaucoup plus contraignante à mettre en œuvre que les deux autres signatures citées. Elle répond à des normes juridiques bien définies. Elle garantit la même sécurité que la signature avancée, mais intègre également une vérification physique de l’identité du signataire. En effet, pour concevoir ce type de signature, on doit remettre au signataire une clé cryptographique destinée à valider son identité pour la signature des documents.

En conclusion, retenez que plus le niveau de sécurité est élevé, plus la signature jouit d’une bonne fiabilité et est difficilement contestable devant les tribunaux.

Aussi, bien que ces trois différents types de signatures n’ont pas le même niveau de vérification d’identité, leur valeur légale est bien supérieure à celle d’une simple signature numérisée, en cas de litige (une contestation d’un contrat par exemple).

Avantages de la signature électronique

Refuser de s’inscrire dans le dynamisme de la modernité est une décision qui peut vous être fatale. Dans cette partie, vous trouverez les principaux atouts dont vous pouvez jouir en adoptant la signature électronique.

Pour plus de sécurité

Nombreuses sont les personnes qui pourront penser qu’une signature manuscrite a plus de sécurité qu’une signature électronique. Mais, c’est tout à fait le contraire ! La signature numérique garantit grandement la sécurité des échanges grâce à son procédé cryptographique asymétrique. Elle dispose d’une empreinte numérique. Cela est intégré en permanence dans le document original et permet de détecter n’importe quelle modification apportée. Un cachet d’inviolabilité protège chacune des signatures effectuées. Ce cachet est matérialisé par un horodatage qualifié scellant le document et appliquant une date universelle.

Plus de mobilité dans les échanges et rapidité de gestion

L’une des choses qui freinent l’évolution des activités dans une société est la fluidité des échanges. Nous prenons l’exemple d’un procès-verbal. Il n’est un secret pour personne qu’il est très difficile de faire signer ce document par tous les employés d’une entreprise. Et cela l’est encore plus quand il s’agit d’une grande entreprise installée dans un immeuble de plusieurs étages. La signature électronique s’avère très pratique pour cette tâche. Grâce à ce moyen, personne n’est obligé de faire le tour des autres avant d’obtenir une signature. Il suffit simplement d’envoyer le dossier que le concerné renverra une fois la signature apposée. Elle apporte plus de souplesse et de flexibilité lorsque vous souhaitez procéder à la signature des documents. En plus, le logiciel est capable d’adresser une notification de rappel aux signataires qui auraient oublié de signer.

Un gain de temps précieux et une nette amélioration des délais

Lorsque le comptable ne bouge pas avant d’avoir l’aval de son chef ou que le secrétaire n’est plus obligé de courir de conférence en conférence pour obtenir une signature de supérieur hiérarchique, la qualité du travail s’améliore. Parce que vous ne perdez plus du temps, et ce temps gagné peut être utilisé pour d’autres activités. Et une entreprise qui souhaite avoir un bon rendement met tout en œuvre pour faire gagner du temps à ses employés. La signature numérique permet également d’échanger vos contrats directement par e-mail avec vos collaborateurs externes en un laps de temps. Ce qui vous fait gagner du temps par rapport au délai que demande un envoi postal. Et la dématérialisation de cette étape de contractualisation améliore votre relation E-client.

Une réduction des coûts

Grâce à l’utilisation de la signature électronique, les coûts liés à l’impression, l’archivage et l’acheminement des documents seront considérablement diminués. En effet, la signature classique oblige à ce qu’on investisse dans l’achat des papiers, d’encre, du stylo, sans oublier la facture d’électricité qui augmente à cause de l’usage de l’imprimante ou de la photocopieuse. Tous ces frais ne seront plus dépensés, et vous réalisez de l’économie sur les dépenses budgétaires annuelles de l’entreprise. Les sous économisés peuvent être utilisés à d’autres fins utiles.

La valeur juridique de la signature électronique

Si vous vous montrez réticent à l’idée d’utiliser la signature électronique par crainte qu’elle puisse ne pas avoir la même valeur légale que la signature manuscrite, alors détrompez-vous. En effet, dans l’Union Européenne, la signature électronique est introduite par une directive de 1999, puis par le règlement eIDAS (identification électronique et services de confiance) de 2014, mis en application le 1er juillet 2016. Pour les non-initiés, la règlementation eIDAS fixe les règles d’utilisation et de reconnaissance légales des procédés de signature électronique des pays membres de l’Union Européenne. Elle établit également le principe de non-discrimination qui stipule qu’une signature ne peut être en aucun cas refusée devant les tribunaux à cause de son caractère électronique. La règlementation eIDAS a été retranscrite en droit français dans les articles 1366 et 1367 du Code Civil. L’article 1367 du Code Civil prévoit en effet que la signature électronique est une preuve irréfutable au même titre qu’une signature manuscrite et la définit comme « un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache ». 
Cependant, la fiabilité de la signature électronique dépend du type de signature utilisé. Si vous avez opté pour la signature “simple”, alors vous devez prouver que le procédé est fiable. Par contre, si vous avez utilisé la signature “avancée” ou “qualifiée ” et qu’elle a été réalisée par un prestataire de services de certification électronique, alors la signature bénéficie d’une présomption de fiabilité.

Quels sont les documents qu’on peut signer électroniquement ?

La signature électronique peut être utilisée dans tous les secteurs d’activité. Que ce soit les contrats de travail, les bons de commande, les devis, les mandats SEPA, etc., presque tous les documents peuvent bénéficier d’une signature électronique sur le territoire français.

Mais, il y a des exceptions. En effet, l’article 1175 du Code Civil limite l’utilisation de la signature électronique sur deux catégories d’actes sous seing privé. Premièrement, la loi interdit l’usage de la signature électronique sur les documents relatifs au droit de la famille ou encore sur ceux liés aux actes de succession. À ce titre, on peut citer les documents comme le mandat de protection future, le testament olographe, la convention de PACS, la convention d’indivision de biens mobiliers. Les actes de cautionnement à titre privé, notamment la caution d’un bail de location, sont aussi exclus.

Outre ces deux catégories, tous les autres documents sont autorisés à recevoir une signature numérique.

Bon à savoir : En France, l’organisme référent en matière de signature électronique est l’ANSSI.