Réussir sa transition numérique : gestion documentaire et archivage

Pour gagner en productivité et en souplesse de fonctionnement, la dématérialisation des documents est un réel atout. Leur recherche, leur conservation ou leur modification est facilitée par la digitalisation, ce qui permet un gain de temps considérable et l’assurance de pouvoir y accéder à tout moment de façon sécurisée.

Le passage au numérique dans le domaine documentaire n’offre que des avantages, cependant il faut réussir la transition.

Des solutions différentes en fonction de la nature du document.

Le cycle de vie d’un document distingue le document vivant (en cours de constitution ou destiné à être modifié) de l’archive (à valeur probante pour l’archivage légal, ou historique, c’est-à-dire définitif et sans modification possible).

La GED (Gestion électronique documentaire) désigne l’ensemble des outils et technologies permettant la rationalisation et le traitement des documents sous une forme dématérialisée, la centralisation de l’ensemble de l’information produite ou reçue par une organisation, la sécurisation de l’ensemble des données. La GED intervient donc dans la gestion des documents courants (vivants).

GED : les différentes étapes

Numérisation / organisation / capture

Les documents physiques (papiers) sont numérisés à l’aide d’un copieur numérique, d’un scanner ou d’un lecteur-numériseur.

Les fichiers informatiques sont importés en formats natifs dans le système. Les fichiers Microsoft Office peuvent être importés automatiquement depuis leur application d’origine.

Les fichiers spools (factures, paies, …) sont récupérés et archivés.

OCR / indexation / stockage

Les documents sont indexés manuellement (par champs) ou automatiquement (full text), puis stockés dans le système.

Partage / recherche / consultation

Depuis le réseau local (Intranet) ou à distance par un réseau distant sécurisé (web).

Diffusion / archivage / importation-exportation / Edition de tous les documents.

L’archivage électronique pour conserver l’intégrité des documents finaux

En fin de cycle, la conservation des documents doit assurer à la fois l’authenticité et la pérennité des informations contenues. Dans ce cas, c’est la solution du coffre-fort numérique ou du Système d’Archivage Electronique (SAE) qui doit être retenue (la différence entre les deux vous est également expliquée sur https://www.archivage-numerique.fr )

Enjeux de L’Archivage Numérique sécurisé distant

Juridiques :

L’archivage numérique à valeur probante est légalement reconnu comme une preuve.

Économiques :

• Disponibilité de l’Information
• Rapidité dans l’accessibilité
• Information Pertinente

Financiers :

• Plateforme d’Archivage Unique
• Service en mode SaaS ne nécessitant aucun investissement en logiciel ou matériel.

Mémoire :

Traces de l’activité à des fins historiques (patrimoine numérique)

Vous répondez ainsi aux enjeux opérationnels et organisationnels, à la prise en charge des sites distants et des collaborateurs nomades, à l’optimisation du flux des données (aucun impact sur l’activité réseau), à l’intégrité et à la facilité de récupération des données.

En résumé, les objectifs de l’archivage numérique sont de préserver la lisibilité des documents, la stabilité des contenus informationnels et la traçabilité des évolutions d’une part, et d’autre part : assurer l’organisation dans un cadre de classement, gérer la description (métadonnées) et la fluidité de la communication.

Pour toute information sur la transformation numérique, le gouvernement a mis en place le service France Num qui comprend un accompagnement financier pour les TPE/PME / : https://www.economie.gouv.fr/plan-de-relance/profils/entreprises/aides-francenum-transformation-numerique