La gestion des informations et des documents au sein d’une entreprise est un élément crucial à son bon fonctionnement. Le traitement ainsi que la gestion des documents papier impacte fortement la productivité des collaborateurs et coûte donc de l’argent aux entreprises.
Une solution efficace et intuitive pour gagner du temps et de l’argent est l’utilisation d’un logiciel de gestion électronique des documents. Découvrez-ci dessous ses usages au sein d’une entreprise ainsi que les avantages qui découlent de cette solution.
Sommaire
Qu’est-ce qu’un logiciel de GED ?
La GED signifie gestion électronique des documents. Autrement dit, il s’agit de toutes les méthodes électroniques utilisées au sein d’une entreprise qui permettent de gérer les différents flux de documents.
Un logiciel de GED est donc un système de gestion informatisé des documents qui va permettre de dématérialiser, classer et archiver ceux-ci.
Quels sont les usages de ce type de logiciel ?
Les meilleurs logiciels, comme les logiciels GED ELO , permettent aux membres du personnel d’une entreprise d’avoir accès très rapidement et de au contenu qu’ils recherchent. Les informations circulent facilement et de manière entièrement sécurisée afin que l’entreprise puisse adopter une forme de travail collaborative.
Il est utilisé dans de nombreux cas au sein d’une entreprise, notamment pour :
- la dématérialisation des factures entrantes et sortantes,
- le traitement des contrats,
- la sécurisation des données à caractère sensible,
- le classement et la numérisation du courrier,
- la gestion et mise à jour automatique de documents internes (contrats et devis pour le service commercial, formations internes, etc.),
- l’archivage de dossiers.
Quels sont les avantages de cette solution ?
Un logiciel efficace permet d’automatiser le travail lié à la gestion des documents et des informations. Les avantages de la dématérialisation et l’automatisation sont nombreux pour les entreprises.
Amélioration de l’efficacité
Avec un logiciel de gestion électronique des documents, le classement des documents est de meilleur qualité. En effet, les erreurs de classement sont fréquentes au sein d’une entreprise lorsque cette tâche est effectuée manuellement. Tous les employés ne respectent pas toujours la même méthode de classement, principalement lorsqu’ils sont amenés à faire plusieurs tâches à la fois. Si un document est mal classé, cela fait perdre un temps précieux aux collaborateurs qui ont besoin de celui-ci et réduit par conséquent leur productivité.
L’utilisation d’un logiciel permet de gagner en productivité en classant les documents de manière ordonnée afin qu’ils soient facilement accessibles pour tous les collaborateurs, quel que soit l’endroit ou le moment.
Réduction des coûts
Le classement manuel des documents coûte beaucoup d’argent à une entreprise. En stockant et en archivant les documents en version papier, l’entreprise doit obligatoirement avoir un espace de stockage suffisamment grand et s’équiper en armoires et en étagères pour les classer de manière organisée. Plus le temps passe et plus l’espace de stockage nécessaire afin de conserver tous les documents augmente. Il faut alors envisager de détruire certaines archives, mais cela prend du temps et coûte donc de l’argent. Il ne faut pas non plus oublier les coûts liés à l’impression des documents (encre, papier, etc.).
Avec un logiciel informatisé, les documents sont dématérialisés et directement stockés dans le cloud. L’espace disponible dans le cloud est illimité et s’adapte en fonction des besoins réels de l’entreprise. De plus, les documents sont en sécurité et ne risquent pas d’être abîmés en cas d’humidité ou d’incendie par exemple.
Protection accrue des données de l’entreprise
Il existe de nombreux documents au sein d’une entreprise qui contiennent des informations sensibles ou des données à caractère personnel qui doivent absolument être protégées. Il s’agit d’une obligation que toutes les entreprises doivent respecter depuis la mise en place du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données). L’utilisation d’un logiciel de gestion électronique des documents permet de gérer ces données en respectant les directives du RGPD en termes de confidentialité et de protection. Il est par exemple possible d’autoriser l’accès à des dossiers qui contiennent des données sensibles à certains membres du personnel uniquement.
