Qu’est-ce qu’un outil ged, à quoi sert-il ?

L’information constitue un élément important au développement de toute entreprise. Malheureusement, elle peut être difficile à contrôler. Le nombre et la taille des documents rendent difficiles les recherches au point où vous pourriez avoir du mal à trouver ce que vous recherchez. À cet effet, il existe plusieurs procédés et outils qui permettent de gérer plus facilement vos documents : la ged par exemple. De quoi s’agit-il ? Les réponses ici.

Logiciel ged : de quoi s’agit-il ?

La ged ou Gestion Électronique des Documents fait référence à un procédé informatique qui permet d’optimiser l’exploitation et la gestion des données en se servant de moyens et de techniques électroniques. Dans l’ensemble, le système mis en place prend en compte l’acquisition, la classification, la hiérarchisation, le stockage, l’archivage et la diffusion des dossiers ou documents électroniques. Il permet ainsi de gérer plus facilement le flux des données.

Pour une meilleure application de ce procédé, divers logiciels sont utilisés : ce sont des outils ged, appelés aussi ged tout simplement. Ainsi, un outil ged est un logiciel, une application ou un matériel informatique utilisé pour la réalisation d’opérations diverses relatives à la gestion électronique des contenus documentaires. Vous pouvez par exemple vous servir de l’outil elo digital office pour la gestion de vos contrats.

Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel ged ?

Les outils ged possèdent de nombreuses fonctionnalités pour vous permettre de gérer efficacement et plus simplement vos documents. Ils vous permettent d’acquérir vos fichiers documentaires. Cette fonctionnalité comprend la numérisation des documents existants par scannage, l’intégration de fichiers électroniques existants ou la création de nouveaux contenus documentaires électroniques.

Ensuite, les logiciels ged vous permettent de classer plus facilement vos documents. Cette fonctionnalité consiste en la description des documents selon leurs contenus (les mots-clés) ou selon les métadonnées (auteur, type, titre, date, source…). L’objectif principal du classement étant de faciliter leur utilisation. Les outils de gestion électronique permettent aussi de partager les données sous forme électronique. Ces dernières peuvent être diffusées par l’intermédiaire de l’internet ou par intranet. Le partage des informations inclut également leur analyse, leur traitement et leur validation au préalable.

Enfin, les ged permettent de classer les documents qui ne sont pas utilisables maintenant, mais qui doivent être conservés pour un usage futur : il s’agit de l’archivage. Il faut mentionner que les logiciels de gestion documentaire électronique se servent d’automatisation pour la réalisation de certaines tâches du processus de gestion. Cela permet à l’équipe de gagner du temps et d’éviter les oublis et les erreurs.

Pourquoi recourir à un outil ged ?

La ged présente de nombreux avantages pour les entreprises. Elle constitue un moyen efficace pour protéger et gérer ses documents et les rendre disponibles pour ne pas perdre du temps au moment de les rechercher. Le premier avantage avec cette technique, c’est que vous dépensez moins pour produire des documents numériques et que vous ne souffrez pas pour les retrouver puisque ceux-ci sont traçables.

Les bénéfices généraux des outils de gestion électronique sont :

• les économies sur les ressources de papier, d’encre et de consommables informatiques ;
• la disponibilité immédiate des documents ;
• l’efficacité et la facilité du processus de traitement des informations ;
• l’amélioration de la qualité et de la fiabilité des documents ;
• la limitation des pertes de données ;
• la facilitation du partage des informations à l’interne comme à l’externe ;
• le gain d’espace et de temps, etc.

En somme, les outils ged sont indispensables pour toute entreprise. Ils facilitent le travail en équipe et permettent de gérer plus efficacement ses informations et ses documents.