La gestion de projet est une activité chronophage et relativement complexe. Elle implique invariablement l’organisation et le management de ressources (humaines, financières et matériels), l’élaboration et la mise en œuvre de plans, la répartition et l’exécution de tâches, etc. Pour réussir, 77 % des entreprises et des organisations utilisent quotidiennement un système de gestion de projet. Les fonctionnalités de cet outil collaboratif sont nombreuses. Voici les principaux avantages d’un logiciel de gestion de projet.

Facilitation du travail en équipe

L’intérêt premier d’un logiciel de gestion de projet est la planification, la centralisation et le pilotage. La fonction de planification permet au chef d’équipe de décomposer le projet. En d’autres termes, elle lui permet de faire la répartition des ressources, de segmenter les tâches, d’établir un calendrier de travail. Elle lui permet aussi d’avoir une vue d’ensemble et de suivre plus facilement les différentes étapes du projet.

La fonction de centralisation de données facilite l’accès (de manière instantanée et autonome) des membres de l’équipe aux éléments du projet. Autrement dit, elle leur permet d’être au même niveau d’information. En outre, la centralisation de données simplifie le partage de documents, la collaboration, la communication et la discussion au sein d’une équipe. Le logiciel de gestion de projet étant un outil en ligne, le travail à distance devient possible.

Le logiciel de gestion de projet permet à chaque membre de partager avec toute l’équipe le niveau d’avancement de la tâche qui lui est assignée. En retour, le chef d’équipe s’assure de l’atteinte des objectifs, du respect des délais et de la bonne évolution du projet. La fonction de pilotage est essentielle à la gestion, au management et à la coordination de l’équipe de projet.

De cette manière, le logiciel de gestion de projet simplifie et facilite le travail en équipe. Il contribue aussi à la productivité, à l’efficacité et à la réactivité.

Facilitation de la gestion budgétaire du projet

Le budget est indispensable à la mise en œuvre de tout projet d’entreprise. Le logiciel de gestion de projet permet au gestionnaire de projet d’élaborer le budget (y compris les salaires), d’en faire la répartition, de maîtriser les coûts, de faire le suivi et le contrôle en temps réel. Par conséquent, l’outil de gestion peut permettre de faire des économies et de minimiser les dépenses.

Sécurisation des données du projet

Un système de gestion de projet permet aux entreprises de faire la sauvegarde sur des serveurs externes, et ce, de manière hautement sécurisée, de toutes les informations de projet. Les données peuvent être facilement restaurées en cas de vol d’ordinateur ou d’incendie. Il convient de souligner qu’il est possible de protéger les éléments du projet au moyen d’un mot de passe.

Communication avec les fournisseurs et les clients

Outre la communication interne, le logiciel de gestion de projet facilite la collaboration externe. La centralisation de données offre la possibilité aux partenaires, clients et fournisseurs de se connecter et de consulter uniquement certaines parties du projet. Ils peuvent ainsi faire des modifications, fournir des commentaires, vérifier l’avancée du projet, etc. Un logiciel de gestion de projet est outil incontournable à la réussite d’un projet. Il facilite la maîtrise de tous les aspects : gestion de ressources humaines, gestion budgétaire, sécurisation des données, etc.