Les raisons d’archiver les documents au sien d’une entreprise sont multiples. Dans certaines entreprises, l’archivage des documents est d’ordre pratique tandis qu’il constitue une obligation légale dans d’autres. Même si l’archivage des documents d’entreprises revêt d’un caractère long et complexe, notez qu’il est capital pour garantir la pérennité de votre activité. Découvrez dans ce billet les raisons pour lesquelles vous devez archiver vos documents en entreprise.

Archiver les documents de votre entreprise pour des raisons de sécurité

archiver pour des raisons de sécurité
Le fait d’archiver les documents de votre entreprise vous permet de garantir la sécurité des données de votre firme. Concrètement, la conservation des archives permet d’empêcher les intrus d’accéder aux anciens rapports des activités de votre firme et de préserver la confidentialité de vos informations.

Toutefois, il est recommandé de conserver ses archives physiques sur un site de conservation bien protégé pour réellement garantir leur sécurité. De même, les archives numériques doivent être protégées par des outils de sécurité tels que les mots de passe, un pare-feu, etc.

Archiver des documents pour augmenter la productivité de vos employés

augmenter la productivité des employés
Des études ont prouvées que le temps consacré à la recherche des archives au sein d’une entreprise à un impact considérable sur la productivité des employés. En effet, le temps que consacrent vos employés à la recherche de documents peut engendrer des coûts importants. C’est pour cela qu’il est recommandé de faire appel à un service de dématérialisation de documents pour gagner du temps et faciliter la recherche des documents.

Archiver des documents pour gagner d’espace

Le fait d’archiver les anciens documents physiques de votre entreprise vous permet de gagner de l’espace dans votre cadre de travail. Cela vous permet également d’économiser votre argent, car vous n’aurez plus besoin d’investir dans l’acquisition de nouveaux locaux. L’archivage des documents numériques, quant à lui, vous aide à gagner d’espace de stockage pour l’enregistrement de nouvelles données.

Archiver des documents pour des raisons historiques

archiver vos documents pour des raisons historiques
Certains documents sont d’une valeur inestimable au sein d’une entreprise. D’ailleurs, certains documents ne sont pas détruits, car ils constituent la raison d’être de la firme et portent un véritable intérêt historique.

Il est donc nécessaire de bien les protéger, car ils pourront plus tard faire objet d’exposition dans les musées et d’études approfondies de la part des chercheurs, des historiens, etc. De même, notez que le fait conserver ces documents permet de préserver la mémoire de la firme.

Archiver des documents pour des raisons juridiques

archiver pour des raisons juridiques
Avant toute chose, notez que l’archivage au sein des entreprises n’est plus aujourd’hui une question de choix. Comme l’indique ce site, c’est une obligation légale à laquelle doivent se conformer toutes les entreprises qui souhaitent exercer leurs activités en toute sérénité. Cette obligation est encadrée par des normes juridiques. Ainsi :

  • Tous les documents pouvant servir de preuve en cas de litiges ou contentieux doivent être bien archivés ;
  • Les documents doivent être faciles d’accès à l’occasion des différents contrôles administratifs (contrôle fiscale par exemple) ;
  • Les durées légales de conservation doivent être respectées.

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