Logiciel de Gestion de salle de réunion : Atouts et critères de choix !

Êtes-vous spécialisé dans le domaine de la réception, et l’organisation des événements professionnels ou particuliers ? Rencontrez-vous de sérieux problèmes pour gérer efficacement les réservations de vos salles de réunion ? Dans cette situation, le recours à un logiciel de gestion de salle de réunion s’impose comme la solution incontournable pour vous sortir d’affaire.

Grâce à cet outil informatisé, vous pourrez organiser sans difficulté les réservations de salles et d’espaces de conférence pour de nombreuses collectivités, associations et entreprises. En effet, ce logiciel convivial permet à vos clients d’accéder à un planning centralisé, ce qui leur donne la possibilité de réserver en ligne et de bénéficier aussi de nombreux autres services d’accueil. Génial, n’est-ce pas ?

Si vous souhaitez avoir de plus amples informations sur le logiciel de gestion de salle de réunion, cet article vous est destiné.

Quel est l’intérêt d’utiliser un logiciel de gestion de réunion ?

Si les logiciels de gestion de salle sont devenus très tendance, c’est en grande partie à cause des nombreux avantages qu’ils offrent. On vous les présente dans cette section.

Un logiciel de gestion de réunion : pour une gestion efficace et facile de la réservation de ses salles de réunion

On le disait plus haut, l’activité constituant à gérer des salles de réunion est vraiment délicate. En effet, vous ne vous occuperez pas de la gestion d’une salle, mais de plusieurs salles. Et ces dernières peuvent se trouver sur un même bâtiment comme elles peuvent être réparties dans plusieurs quartiers de la ville.

Vous ne pourriez donc jamais réussir cette tâche si vous ne vous équipez pas d’un logiciel de gestion de salle de réunion. L’outil vous permet d’exercer votre métier avec facilité. Vous allez disposer des plannings hebdomadaires ou mensuels de vos réservations ainsi que du taux de disponibilité des différents espaces.

Des modèles de courriels paramétrables sont mis à votre disposition pour vous permettre d’informer l’organisateur, les participants, le gestionnaire de la salle. L’outil vous permet aussi de gérer vos comptes clients et d’exporter vos écritures comptables mensuelles. Vous n’avez plus à vous occuper des réservations qui sont désormais effectuées par les clients via un espace dédié à la réservation de salles de réunion.

Le logiciel permet à votre personnel d’accueil de se libérer de cette fonction et de se consacrer à d’autres activités plus intéressantes. De plus, les logiciels de gestion de salle de réunion vous aident à vous débarrasser des « réunions fantômes ». Finies les salles de réunion réservées et non occupées. En effet, ces solutions modernes disposent des capteurs intelligents qui détectent l’absence d’occupants.

Une fois détecté, il libère électroniquement la salle dans un délai choisi. Votre activité de gestion de réservations de salles de réunions professionnelles sera ainsi optimisée. 

Un logiciel de gestion de réunion constitue un atout majeur pour son business

Séminaires, conférences, lancement de produit, présentation de projet, négociation d’un gros contrat… les raisons pouvant obliger les entreprises à se réunir dans un lieu autre que leur cadre de travail sont nombreuses. Et quand ces moments se présentent, il est important de trouver dans un bref délai une salle pouvant accueillir les clients et collaborateurs et qui répond à la thématique de la réunion en question.

Pour ce faire, les dirigeants privilégient plus l’usage d’un logiciel de gestion. L’outil leur permet de dénicher facilement et rapidement une salle de réunion qui correspond à leurs besoins et de réserver une place selon leur disponibilité ou selon la date, et ce, sans avoir à se déplacer. Le Logiciel de gestion salle de réunion OTO Technology vous permet de vous démarquer de vos concurrents et d’offrir aux clients une expérience unique.

L’outil permet aux organisateurs de réunion de visualiser les ressources disponibles dans la salle : vidéoprojecteur, paperboard électronique, visioconférence, etc. En bref, votre clientèle sera satisfaite, et c’est cela qui va apporter une forte valeur ajoutée à l’image de votre agence.

Une sécurité au niveau de l’accès des salles de réunion

En choisissant un logiciel de gestion de salles de réunion, l’accès à vos salles de réunion est sécurisé. C’est seulement l’organisateur et les participants à la réunion qui sont autorisés à ouvrir la salle avec leur badge et uniquement durant le temps de la réservation. Ainsi, les vidéoprojecteurs et matériels sensibles sont en lieux sûrs.

Quels sont les critères pour choisir un logiciel de gestion de salle de réunion ?

Vous êtes maintenant convaincu de l’utilité d’acquérir un logiciel de gestion de salles de réunion pour votre activité ? Cependant, il existe une myriade de logiciels de gestion de salles de réunion sur le marché. Et le choix d’un logiciel de gestion de salle de réunion pour la bonne organisation d’une réunion peut très vite se transformer à un parcours de combattant. Voici les critères à prendre en compte pour le réussir :

• Tenir compte de ses besoins: avant tout, vous devez définir vos besoins afin que le logiciel réponde à vos attentes. Il est également important d’avoir une vue globale des projets de votre entreprise sur un temps donné. Ensuite, discutez avec votre prestataire des besoins que vous aurez définis. Il est déconseillé de choisir un logiciel de gestion de salles juste en regardant les offres disponibles et d’adapter ses besoins aux fonctionnalités proposées ;
• Tenir compte du type d’organisation: une fois que vos besoins ont été définis, l’autre critère à prendre en compte est le type d’organisation. En effet, la plupart du temps, les logiciels de gestion de salles de réunion sont conçus pour une cible bien précise. La gestion d’une salle de réunion pour 200 personnes n’est pas la même avec celle de 2000 personnes ;
• S’assurer de l’existence d’un accompagnement dans la prise en main et le paramétrage de l’outil: maîtriser le paramétrage d’un logiciel de gestion est une étape un peu difficile, voire même décourageante. En raison de cela, il est essentiel que vous soyez accompagné par votre prestataire dans la mise en service de votre logiciel de gestion de réunion ;
• Choisir un logiciel adaptatif et vif: avoir un logiciel de gestion de salle de réunion qui évolue avec des délais particulièrement longs ou qui n’évolue pas du tout n’est pas bénéfique pour vous. Pour vous prémunir de ces situations, interrogez votre prestataire sur ses perspectives de développement et sur les prochaines fonctionnalités attendues. Pour finir, n’oubliez pas de vérifier si l’outil choisi peut bénéficier d’une intégration d’applications. Une bonne solution de gestion de salles de réunion vous permet d’intégrer des applications tierces telles que Microsoft Exchange et Office 365.

Quels types de réunion organiser avec un logiciel de gestion de salles de réunion ?

Plusieurs types de réunion peuvent être organisés avec un logiciel de gestion de salles de réunion. Tout dépend des besoins et des objectifs. Ainsi, nous pouvons citer :

• Les réunions de remue-méninges: encore appelé brainstorming, c’est une réunion au cours de laquelle les participants proposent le maximum d’idées sur un concept précis afin de trouver rapidement la meilleure idée ;
• Les réunions d’information: c’est le type de réunion le plus répandu. Cette réunion consiste à communiquer une information à une équipe sur un sujet précis ou à transmettre des messages importants ;
• Les réunions d’information ascendante: c’est une consultation de groupe. Elles consistent à interroger un groupe et à recueillir des informations ou des impressions sur un sujet ;
• Les réunions de lancement: elles sont organisées en prélude d’un projet. Elles ont pour but de définir la date de lancement, la feuille de route, et faire un premier point avec toutes les personnes concernées par le projet ;
• Les réunions de prise de décision: ce sont des réunions organisées dans le but de résoudre un problème précis ;
• Etc.

Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de gestion de salle de réunion ?

Les logiciels de gestion de salle de réunion sont généralement équipés de nombreuses fonctionnalités à savoir :

• Vidéo Conférence: cela vous offre la possibilité d’organiser des visioconférences pour un entretien avec les visiteurs ou les clients ;
• Facturation: cette fonctionnalité vous permet de réaliser la facturation des réservations et des matériels à la demande ;
• Restauration et services : vos clients ont la possibilité de commander des prestations de restauration ou de réaliser des demandes de matériel et services complémentaires nécessaires pour organiser des réunions productives ;
• Rapports détaillés: vous allez obtenir toutes les informations relatives à l’utilisation de vos ressources (taux d’occupation, réunions fantômes, heures de pointe…). Cela vous permettra de mieux orienter votre offre de services ;
• Une traçabilité des commandes de prestations et de services directement au sein de l’application gestion de salles ;
• etc.