Les ETI et les grandes entreprises sont dans leur grande majorité confrontés à la gestion de nombreux projets. Ces derniers sont destinés à dynamiser leurs activités et à favoriser leur croissance. Cependant, plus la taille de l’entité est grande, plus le nombre de projets se veut croissant. Logiquement, ces projets s’accumulent, leur pilotage est en conséquence plus difficile. C’est à ce niveau qu’intervient la gestion de portefeuille de projets (GPP) qui grâce à des outils de pilotage comme le Project Portfolio Management (PPM) permet une prise de décision éclairée. La GPP qu’est-ce que c’est ? Quels sont ses enjeux ? Qu’en est-il des solutions PPM et de leurs critères de choix ?
Sommaire
La GPP : principes, intérêt et enjeux
Avant d’évoquer le choix de son logiciel PPM (Project Portfolio Management), il paraît judicieux de mieux comprendre d’abord la GPP ou Gestion de Portefeuille de Projets.
Principes et intérêt de la GPP
La gestion de portefeuille de projets (GPP) est un dispositif mis en place dans le but d’assimiler, de coordonner et de suivre l’ensemble des informations inhérentes aux différents projets de l’entreprise. Ces informations sont fournies par l’ensemble des acteurs intervenant sur les projets et se rapportent aux budgets, aux ressources, aux pertes, aux planifications et indicateurs inhérents à chaque projet.
Ces informations sont ensuite organisées et synthétisées afin de parvenir à une vision d’ensemble des synergies de l’organisation. L’idée est de mettre en place par la suite, une gouvernance et un pilotage de projets efficaces tant d’un point de vue opérationnel que stratégique. La GPP doit idéalement s’inscrire dans une stratégie pour apprécier l’opportunité de poursuivre ou non un projet.
Enjeux de la GPP
En ayant une vue d’ensemble de vos projets grâce à la GPP, vous vous donnez les moyens de comprendre là où se crée la valeur au sein de votre entreprise et là où il y a absence de valeur. À la faveur de cette vision globale de vos projets, vous pourrez apprécier les projets les moins générateurs de valeur pour éventuellement les suspendre ou les mettre de côté.
Parallèlement, la GPP favorise une synergie entre les projets. Elle permet d’homogénéiser les processus et de combiner les tâches communes à certains projets. L’activité se trouve en conséquence allégée et vous gagnez en productivité et en réactivité. Vous renforcez dès lors votre position sur le marché au bénéfice de plus d’agilité, de rapidité et de flexibilité.
À la GPP, sont associés d’autres enjeux tous aussi importants comme :
- Le succès des projets ;
- Le dépassement budgétaire ;
- La vision stratégique ;
- L’audit et l’atteinte des objectifs ;
- La préparation technique et humaine ;
- La mise en place des processus.
Au regard de tous ces enjeux, la nécessité d’outils de pilotage efficaces comme les logiciels PPM coule de source.
L’intérêt des logiciels PPM
L’utilisation des logiciels PPM pour piloter la GPP se comprend pour maintes raisons. Au regard des dépendances importantes entre certains projets, il devenait nécessaire qu’ils soient sélectionnés avec soins, en tenant compte des possibilités et marges de manœuvre des ETI et grandes entreprises. C’est dans une logique de soutien à cette dimension stratégique que s’inscrivent les outils PPM. Ils présentent pour les ETI et autres entreprises, de réels enjeux.
En effet, la gestion des ressources humaines, matérielles et financières dans le cadre d’un projet n’est pas toujours acquise. Il s’agit d’une opération qu’il est difficile de maitriser sur le long terme. Conséquence : gaspillage ou insuffisance de ressources. Pour pallier ces difficultés, les outils PPM permettent une vision complète des ressources disponibles et des besoins de chaque projet. Elles sont alors mieux allouées et leur gestion est optimisée.
Au même moment, les outils PPM, à la faveur de la modélisation des tâches et de la mise en place de plannings, permettent de gagner du temps dans l’exécution de chaque projet. Parce que les tâches sont désormais mieux préparées et suivies, vous pouvez facilement anticiper les actions à mener et éviter tout retard. Les processus sont ainsi accélérés et l’entreprise s’en porte mieux.
Avec le nombre de projets à piloter chaque année, il peut être difficile pour vote entreprise d’assurer une cohérence entre les actions à mener. Avec une solution PPM, vous bénéficiez d’une prise de recul objective et disposez d’indicateurs concrets pour choisir les programmes les plus en harmonie avec les idéaux de votre entreprise. Les logiciels PPM facilitent la prise de décisions éclairées, ceci en temps réel et selon le niveau de priorité de chaque projet. Ils intègrent bien d’autres enjeux.
La diversité des outils PPM et leurs critères de choix
Il existe plusieurs types de logiciels PPM sur le marché. Leurs points d’attention sont tous aussi variés.
La diversité des outils et leurs différences principales
Les uns sont gratuits et open source, alors que les autres sont plus adaptés selon la taille des entreprises. Si ces outils présentent à peu près les mêmes fonctionnalités, ils se distinguent sur le mode d’hébergement, selon que vous choisissiez un hébergement Saas ou On-premise.
En Saas, votre logiciel PPM est installé sur l’infrastructure de l’éditeur et accessible à distance via internet et un abonnement mensuel. En On-premise, vous achetez le logiciel et l’installez directement sur le serveur de votre ETI ou grande entreprise. Vous bénéficiez avec cette option de davantage de souplesse d’intégration et avez le total contrôle de vos données.
Les points d’attention pour choisir un logiciel PPM
La solution PPM parfaite est celle qui s’intègre facilement et rapidement à l’infrastructure en place. Elle doit à cet effet être rapidement opérationnelle grâce à une connexion aux logiciels métiers et outils bureautiques. Selon la nature de votre activité, votre entreprise peut avoir des besoins particuliers. Il sied donc que le logiciel PPM s’adapte techniquement à chaque cas de figure et chaque périmètre fonctionnel. Pour cela, il doit à la base être bien paramétré.
En voulant choisir votre solution PPM, tenez compte de son accessibilité via mobile à tous vos collaborateurs. En effet, le besoin de mobilité au sein des entreprises va croissant et les collaborateurs sont de plus en plus déployés sur le terrain. Il est donc opportun que le logiciel PPM utilisé tienne compte de ce changement de paradigme et soit accessible sur appareil mobile et fixe.
Si le principal objectif d’une solution PPM est d’optimiser les processus et donc les performances de l’entreprise, il est tout à fait logique que vous la choisissiez en tenant compte de la disponibilité d’outils de mesure de performances. Idéalement, ces derniers doivent être exhaustifs. À cet effet, non seulement la mesure de performances doit être adaptée, mais la présentation doit aussi être claire pour que tous les secteurs d’activité puissent se l’approprier.
En plus de ces critères, nous comptons aussi : la sécurisation des données, la possibilité d’une offre évolutive avec le temps, le coût de l’outil, le nombre de projets et les enjeux associés.
