À l’heure où la digitalisation bat son plein, les entreprises doivent utiliser des outils adaptés pour simplifier leurs tâches et augmenter leur productivité. Le logiciel de Gestion Electronique de Documents (GED) figure parmi les outils les plus recommandés. Il présente en effet de nombreux avantages.
Sommaire
Le logiciel GED pour faciliter le travail
La gestion documentaire peut s’avérer fastidieuse avec un traitement de l’information dit « traditionnel ». Vous devez en effet passer par plusieurs étapes pour archiver vos documents. Vous devez notamment imprimer les données saisies par informatique, puis les classer avant de les archiver manuellement dans un lieu physique de votre entreprise dédié à leur stockage. Lorsqu’il faut effectuer des mises à jour sur un dossier, vous devez reprendre les mêmes opérations avant d’épingler le dossier complémentaire à sa précédente version déjà archivée.
Si vous souhaitez soulager votre équipe d’un travail si fastidieux, n’hésitez pas à vous équiper d’un logiciel de Gestion Electronique de Documents, à l’instar de la solution proposée par l’entreprise SER Groupe, spécialisée dans l’édition d’innovations numériques. Avec un logiciel GED, il vous suffira en effet de saisir les données de façon informatique, celles-ci seront archivées automatiquement. Lorsque vous ajouterez de nouvelles données, les mises à jour se feront automatiquement. Plus besoin d’utiliser de l’encre et du papier. Vous direz également adieu aux classements et aux archivages manuels. Un logiciel GED facilite le travail au quotidien.
Le logiciel GED pour optimiser le service client
Le logiciel GED vous permet de rendre accessibles à vos clients des documents les concernant, ainsi que les informations susceptibles de les intéresser. Cela permet en premier lieu d’éviter de perdre du temps ou d’engager une personne pour répondre aux questions pertinentes des clients. Tous les renseignements dont ils ont besoin sont déjà à leur portée en à peine quelques clics. Cela induit aussi une certaine transparence de votre part. Les clients aiment quand tout est bien défini d’avance.
Un tel logiciel simplifie également les démarches de vos clients, car ils peuvent par exemple remplir un formulaire en ligne pour accéder à un service.
Un logiciel GED améliore votre réactivité vis-à-vis de vos clients et les aide à mieux connaître votre entreprise ainsi que vos services.
Le logiciel GED pour faciliter la prise de décision
Le traitement habituel des données rend plus lente la prise de décision. En effet, avant de statuer sur un dossier, vous devez d’abord collecter toutes les informations afférentes. Vous devez donc chercher dans vos différentes applications les dossiers indispensables ou consulter des tas de papiers dans vos archives physiques. En plus de cela, vous devez aussi distribuer le dossier final à tous les acteurs concernés avant de vous réunir pour prendre une décision.
La solution de gestion électronique de documents vous évite tout ce processus. Elle permet à vos collaborateurs d’accéder aux informations dont ils doivent prendre connaissance. Chacun est donc au courant de chaque dossier qui le concerne et dispose de toutes les données utiles et des mises à jour sur ce dossier. Cela permet au concerné de prendre des décisions plus facilement, et ce, même s’il est en déplacement. En effet, grâce au logiciel GED, vous accédez à vos données à distance, quand vous le souhaitez et où que vous vous trouviez dans le monde.
