Au-delà des ressources financières et matérielles, la réussite d’une entreprise repose en bonne partie sur l’efficacité de la gestion de son personnel. Parlant de la gestion du personnel, il est essentiellement question de la gestion des temps de travail des salariés ainsi que d’autres points tout aussi importants. L’effectif des salariés pouvant varier d’une entreprise à une autre, l’une des solutions les plus appropriées pour assurer de façon efficiente cette gestion est de recourir à un logiciel. Vous vous demandez pourquoi choisir une solution de ce type ? Découvrez dans cet article les raisons pour lesquelles vous devrez vous procurer un logiciel pour assurer la gestion des temps de travail de vos collaborateurs.

Gestion des temps et des activités : qu’est-ce que c’est ?

La gestion des temps et des activités, plus généralement connue sous le sigle de GTA désigne une fonctionnalité du système d’information des ressources humaines (SIRH) qui se présente sous la forme d’un logiciel. Elle a pour mission de s’occuper de suivi :

  • Des temps de travail ;
  • Des présences des travailleurs ;
  • Des absences ;
  • Des activités des salariés.

En effet, un logiciel de suivi des temps et des activités constitue un incontournable de la stratégie RH des entreprises. C’est une fonctionnalité qui concerne toutes les organisations, que celles-ci soient publiques ou privées, qu’elles exercent dans tel ou tel secteur d’activité et quel que soit l’effectif de leur personnel. Il faut toutefois préciser que les besoins en termes de gestion des temps et des activités dans les entreprises ne sont pas identiques. Ils varient en fonction d’un certain nombre de critères tels que la taille de l’entreprise et son secteur d’activité. Alors que les PME ont besoin d’un logiciel de suivi des temps et activités simple et efficace, les entreprises de très grande taille recherchent généralement un logiciel sur-mesure et spécifiquement adapté à leur mode de fonctionnement.

Quels sont les rôles d’un logiciel de gestion des temps et des activités ?

À l’instar de tout logiciel, le logiciel de gestion des temps et des activités sert à automatiser une bonne partie des tâches administratives concernant les présences, les absences et les temps de travail des salariés. En effet, à l’origine, mais encore dans certaines entreprises actuelles, ces différentes activités relevant des compétences de la direction des ressources humaines de l’entreprise étaient exécutées manuellement. Des feuilles de pointage par exemple sont utilisées pour marquer la présence des travailleurs dans l’entreprise. Bien évidemment, ce procédé manuel présente bien des inconvénients. Parmi ces derniers, l’inconvénient le plus en vue est le caractère fastidieux et difficile du travail. Grâce à l’avènement du logiciel de gestion des temps de travail, les choses ont véritablement changé.

Logiciel de gestion des temps : quels utilisateurs dans l’entreprise ?

De façon générale, la gestion des temps de travail au sein de l’entreprise concerne tous les collaborateurs. Mais de manière plus spécifique, elle relève des compétences des grandes instances de décision de l’entreprise.

Les salariés

Les salariés de l’entreprise utilisent le logiciel de gestion des temps pour enregistrer leurs temps de travail. Généralement accessible depuis un ordinateur ou un smartphone, le logiciel de gestion des temps se présente sous la forme d’une plateforme dont les travailleurs peuvent se servir pour effectuer des demandes de congés, consulter leur planning, suivre leurs compteurs personnels et réaliser bien d’autres démarches administratives.

Les managers

Les managers se servent beaucoup des logiciels de gestion des temps de travail. Ils l’utilisent pour suivre de près les temps de travail de leurs équipes et pour assurer une gestion d’ensemble de ces dernières.

La direction des ressources humaines

Située au cœur de la gestion du personnel de l’entreprise, la direction des ressources utilise le logiciel de gestion des temps de travail pour réaliser le pilotage stratégique des ressources humaines. Un logiciel de ce type permet au directeur des ressources humaines d’effectuer un suivi global des temps de travail de tout le personnel de l’entreprise.

 Les nombreuses raisons que voici font du choix d’un logiciel de gestion des temps, l’un des meilleurs facteurs de développement de l’entreprise.

Un important gain de temps

Dans les directions des ressources humaines des entreprises, la réalisation des tâches liées à la gestion des temps de travail prend énormément de temps. Il en est ainsi lorsque les agents de ces directions chargées du personnel exécutent manuellement lesdites tâches. Suivre la durée du travail des salariés, suivre les horaires de pause, assurer un suivi permanent des absences des travailleurs, calculer la rémunération de chaque employé (sans oublier de prendre en compte les primes, les impôts sur revenu, les abattements fixés par la loi, les heures supplémentaires…), suivre l’évolution de la carrière de chaque salarié : voilà autant d’activités dont l’exécution manuelle peut se révéler particulièrement fastidieuse et prendre beaucoup de temps. Avec un logiciel de gestion des temps de travail, tous ces processus se retrouvent positivement impactés. Le logiciel de gestion des temps est en effet en mesure d’exécuter toutes les tâches liées au suivi des temps et des activités dans l’entreprise. Le principal avantage qui découle de cette possibilité est le gain de temps.

Bon à savoir : un logiciel de gestion des temps de travail peut vous permettre de gagner plus de 40 % de votre temps.

Vous vous demandez comment cela est possible ? Notez que cet incroyable gain de temps repose essentiellement sur l’automatisation des tâches rendue possible grâce au logiciel. En effet, lorsque vous vous procurez le logiciel de gestion des temps de travail, il sera nécessaire pour une première utilisation d’intégrer un ensemble de données ou d’informations propres à l’entreprise. À l’issue de ces intégrations de données, le logiciel devient autonome pour les temps futurs. Ainsi, ce dernier effectuera l’édition des bulletins de paie à la fin de chaque mois. Le point positif tout à fait remarquable de ce type de logiciel est sa capacité à déterminer la paie de chaque salarié. Certains logiciels de gestion des temps de travail peuvent calculer de façon automatique la rémunération exacte de chaque salarié tout en prenant en compte toutes ses composantes que sont :

  • Le salaire de base ;
  • Les différentes primes ;
  • Les heures supplémentaires ;
  • Les abattements légaux ;
  • Les impôts sur revenu et bien plus.

Le respect de la législation en vigueur

Quel que soit leur secteur d’activité ou leur taille, les entreprises sont tenues de respecter la législation en vigueur sur le territoire national. En France, le temps de travail dans le secteur privé est de 35 heures par semaine. Même si le législateur laisse la possibilité aux parties d’en décider autrement par des dispositions conventionnelles ou collectives, la durée légale et réglementaire reste de 35 heures. Opter pour un logiciel de gestion de temps de travail permet à toute entreprise de respecter cette législation. Lorsqu’il est bien conçu, le logiciel est conforme au droit du travail. Les heures de repos et de travail sont ainsi minutieusement suivies par ce type de logiciel qui peut rapidement détecter les anomalies. En bon manager d’entreprise, il est important d’avoir une vue d’ensemble sur les mouvements des membres de son équipe. Le logiciel de gestion des temps de travail vous permet de disposer d’un compte rendu fidèle des mouvements de vos collaborateurs, notamment leurs arrivées au travail ainsi que leurs départs.

Un outil accessible de façon permanente

Les logiciels de gestion sont généralement des plateformes accessibles en ligne. Le logiciel de gestion des temps de travail fonctionne également de la même manière. Il est conçu de manière à être accessible en tout temps et en tout lieu. Il suffit de disposer d’un bon support informatique comme un ordinateur ou un smartphone et d’une bonne connexion internet et le tour est joué.

Quels sont les avantages de cette accessibilité ?

Dans le cadre de la gestion des temps de travail qui se fait de façon traditionnelle, donc sans logiciel de gestion, la plupart des tâches sont exécutées sur des supports papier. Pour consulter l’évolution des activités ou pour vérifier toute autre information liée à la gestion des temps et des activités, les travailleurs, les managers, la direction des ressources humaines ou tout autre cadre de l’entreprise se retrouvent obligés de se rendre au travail. À moins de transporter sur eux des copies desdits documents, tous ces travailleurs et cadres de l’entreprise ne peuvent avoir accès aux informations qu’en étant dans les locaux de leur lieu de travail, ce qui présente bien des inconvénients. Avec un logiciel de gestion des temps et des activités, les choses sont différentes. Tous les collaborateurs et cadres de l’entreprise peuvent en effet accéder à toutes les informations dont ils ont besoin à tout moment.  

Bon à savoir : le logiciel de gestion de temps et des activités se révèle accessible 24 h/24 h et 7 jours/7.

Une dématérialisation des activités de gestion des ressources humaines

Comme évoqué plus haut, lorsqu’une entreprise n’est pas équipée d’un logiciel de gestion des temps et des activités, l’exécution des différentes tâches y afférentes a lieu manuellement. Les supports de travail sont alors essentiellement des documents version papier. C’est notamment le cas du calcul des rémunérations de chaque salarié, de la gestion des congés et absences, de l’élaboration de la fiche de paie et autres. Avec de tels procédés, le travail manuel se révèle colossal et les documents et autres supports s’accumulent, ce qui peut devenir très encombrant dans les locaux de l’entreprise. L’utilisation d’un logiciel de gestion des temps et des activités constitue la solution ultime face à cet état de choses. Opter pour ce type de solution informatique en entreprise permet de dématérialiser tout le travail effectué dans le cadre de la gestion des temps de travail. Une bonne partie des tâches peut être exécutée directement en ligne sur la plateforme du logiciel.

Le cloud : un atout colossal

Le logiciel de gestion des temps et des activités est une solution cloud. Les logiciels reposant sur le cloud présentent de grands avantages, ce qui explique la tendance actuelle des systèmes d’information qui évoluent tous vers cette option. De quoi s’agit-il concrètement ? En effet, le logiciel de gestion cloud présente la particularité de stocker les données sur des serveurs distants qui sont accessibles par internet. Ici, il n’y a donc pas de disques durs ou de mémoires externes sur lesquelles les données de l’entreprise seront stockées. La solution cloud vous permet de sauvegarder en toute sécurité les précieuses données de votre entreprise tout en vous offrant la possibilité de les consulter à tout moment. Dans le cas du stockage des données sur des supports externes comme les disques durs, de grands risques sont encourus. Il s’agit principalement du risque de perte des données stockées suite à une mauvaise manipulation ou à une attaque de virus informatique. Par ailleurs, le logiciel cloud permet d’effectuer une actualisation des données en temps réel. De plus, sa mise en place au sein de l’entreprise ne prend que très peu de temps.

Logiciel de gestion des temps pour un meilleur rendement de l’entreprise

Le logiciel de gestion des temps et des activités n’est pas qu’un simple outil de gestion du temps au sein de l’entreprise. Il vous permet en effet de réaliser des planifications sur les activités de chaque salarié de l’entreprise. Cette planification se révèle possible, car le logiciel offre une vue détaillée sur la disponibilité des travailleurs à chaque instant. Ainsi, les pertes de temps sont supprimées et chaque collaborateur est affecté à chaque instant à une activité précise, ce qui améliore de façon considérable la productivité de l’entreprise. Et comme vous le savez, une meilleure productivité en entreprise équivaut à un chiffre d’affaires plus élevé.

Une meilleure traçabilité du temps de travail

L’une des meilleures manières d’optimiser le fonctionnement d’une entreprise est d’éviter les pertes de temps. En suivant de près le temps que chaque travailleur consacre à l’exécution d’une activité grâce au logiciel de gestion, les managers peuvent supprimer les activités redondantes ou celles dont l’exécution n’apporte pas une grande valeur ajoutée à l’entreprise.

Une meilleure communication interne

La communication interne est un facteur déterminant du développement des entreprises. Pour assurer son effectivité en leur sein, ces dernières investissent d’importants moyens financiers dans l’acquisition de moyens de communication. Bien que n’étant pas conçu dans un but principal de communication, le logiciel de gestion des temps et des activités assure une circulation efficiente des informations entre les travailleurs et les cadres de l’entreprise. Vous vous demandez comment cela se révèle possible ? Notez que sur la plateforme du logiciel de gestion, un certain nombre d’informations peuvent parvenir à tous les travailleurs. Ceux-ci peuvent par exemple consulter leur planning de travail sur la plateforme, connaître la tâche qui leur a été attribuée ainsi que la durée impartie. De leur côté, les travailleurs peuvent eux aussi faire parvenir des informations à leurs supérieurs hiérarchiques en notifiant l’évolution ou l’achèvement de leurs tâches sur le logiciel.

Le logiciel de gestion pour une meilleure gestion des finances de l’entreprise

Pour assurer l’exécution d’une tâche ou une mission, l’entreprise doit allouer des ressources financières à chacune d’elle. Lorsqu’un suivi minutieux n’est pas mis sur pied par les cadres de l’entreprise, contrôler la justesse des dépenses effectuées peut s’avérer complexe. Grâce au logiciel de gestion des temps et des activités, les responsables financiers de l’entreprise peuvent réaliser un contrôle effectif des dépenses engagées dans le cadre de l’exécution de chaque activité. Ainsi, les dépenses inutiles ou superflues sont immédiatement décelées et supprimées.

Comme vous venez de le découvrir, le choix d’un logiciel de gestion des temps et des activités constitue une excellente solution. N’hésitez pas à vous rapprocher d’un fournisseur spécialisé pour vous procurer votre logiciel.

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