Les infrastructures réseau occupent une place fondamentale dans les entreprises modernes. Elles représentent l’un des socles de leur bon fonctionnement. Pour prévenir les pannes, les responsables de société doivent confier l’installation et la maintenance de leurs équipements et matériels à des professionnels qualifiés et compétents. Face à la grande diversité de l’offre disponible, le choix se révèle souvent complexe et délicat. Découvrez dans cet article la procédure pour réussir à trouver rapidement un prestataire informatique susceptible de répondre à vos attentes.

Définir vos besoins

Avant de lancer les recherches, prenez le temps de lister vos besoins de manière exhaustive. Cette étape reste déterminante pour mener à bien le processus de recrutement. Vous demandez au responsable technique de produire un rapport détaillé et complet sur l’infrastructure réseau en place. Ce document doit ressortir le fonctionnement informatique global. Il présentera succinctement le périmètre matériel et logiciel. Il précise notamment le nombre de postes, les serveurs, les applications, les licences, les interactions, etc. Il définit les exigences techniques de l’entreprise après avoir notifié les prestations attendues. L’évaluation des besoins doit aussi prendre en compte la disponibilité du système d’information et le délai d’intervention. Ledit rapport doit présenter un résumé de tous les aspects invoqués. Les sociétés recourent généralement à un prestataire informatique pour la mise en place et la configuration de leur réseau interne. Elles cherchent souvent à sauvegarder et à sécuriser leurs données après un audit de leur parc. La plupart des entreprises souhaitent instaurer un système de maintenance à la fois curative et préventive dans le cadre d’une infogérance complète. Sur la base de vos besoins, vous définissez le profil du prestataire informatique susceptible de répondre à vos attentes.

Contacter des professionnels qualifiés

De nombreuses entreprises proposent des prestations informatiques. Elles se répartissent sur tout le territoire français avec des agences dans la plupart des grandes villes. Vous n’allez certainement pas pouvoir visiter toutes ces structures pour apprécier leur savoir-faire ! Par contre, vous pouvez très bien consulter leur site. Cela vous permettra de retenir un prestataire informatique dont les compétences correspondent à vos besoins. Intéressez-vous à chaque détail de leur plateforme comme les services offerts, leurs domaines d’expertise, les zones d’opération, les procédures d’intervention, les modes d’engagement, les solutions offshore disponibles, la taille de leur clientèle, etc. Vérifiez si les potentiels candidats disposent de certifications délivrées par des éditeurs de logiciels ou des fabricants de matériels. Cela justifie leur maîtrise des outils techniques qu’ils exploitent. Cela représente un gage de qualité des services proposés. Privilégiez des prestataires informatiques polyvalents susceptibles d’intervenir dans des domaines assez variés. Ils pourront gérer l’intégralité des pannes et des dysfonctionnements qui affecteront votre infrastructure réseau. Au besoin, ils pourraient vous assister pour régler des problèmes qui n’entrent pas dans le champ du contrat à signer. Consultez les historiques des prestataires informatiques ainsi que les avis postés sur leur site. Présélectionnez au moins trois entreprises capables de répondre à l’intégralité de vos attentes. Contactez-les pour qu’elles vous soumettent leur offre.

Avec un bon prestataire informatique, les pannes et les dysfonctionnements techniques disparaîtront quasiment. Votre entreprise réussira à booster ses performances opérationnelles et sa rentabilité.

Évaluer les différentes propositions reçues

Un bon prestataire informatique va prendre en compte vos besoins pour élaborer son plan d’action. Il n’hésitera pas d’ailleurs à vous contacter pour obtenir un document qui présente votre infrastructure réseau et ses différents composants. Il s’intéressera aux moindres détails afin d’optimiser le système en place et de booster les performances de vos équipements. À la réception des offres des prestataires sollicités, vous prenez le temps de les étudier pour apprécier l’originalité et la pertinence des solutions préconisées. Pensez à constituer une équipe de trois experts pour évaluer chaque proposition. Ceux-ci considèrent différents critères très déterminants.

  • Ils tiennent notamment compte de la réactivité de chaque prestataire informatique. En effet, une panne technique peut entièrement paralyser le fonctionnement d’une entreprise. Cela affecterait certainement les activités de votre structure et entraînerait une baisse des revenus. Une société informatique performante doit donc disposer d’une procédure d’urgence pour apporter des solutions rapides en cas de panne. Les offres des soumissionnaires doivent décrire clairement leur plan d’action pour gérer efficacement les éventuels dysfonctionnements. Les experts vérifieront aussi l’existence d’une régie permanente susceptible de permettre une prompte intervention à distance.
  • La sauvegarde des données représente également des aspects très importants. La commission doit en tenir compte dans le cadre de l’analyse des offres. Toutes les entreprises recherchent aujourd’hui des solutions efficaces pour éviter de perdre des informations sensibles en cas de piratage ou de panne subite.
  • La sécurisation des données demeure un véritable enjeu en informatique. Étudiez les propositions de chaque soumissionnaire pour protéger vos matériels et vos applications. La commission privilégiera l’offre qui apporte le plus de garanties.

Certains prestataires peuvent suggérer la modernisation de votre système pour le conformer aux exigences actuelles. Leurs solutions peuvent aller au-delà de vos attentes avec des outils d’accompagnement et des méthodes spécifiques. Ils peuvent proposer la mise en place d’une plateforme complète d’infogérance. La commission se chargera d’étudier en profondeur tous les aspects susceptibles d’impacter positivement les pratiques de votre entreprise. Elle définira des critères d’évaluation pour identifier la bonne offre technique. Ensuite, elle s’intéressera aux prix proposés pour trouver le soumissionnaire qui présente le meilleur rapport qualité-prix. Les tarifs dépendent généralement des technologies exploitées. Ils varient constamment en fonction de l’offre et de la demande. À chaque étape d’analyse, les experts attribueront des notes indicatives. Cela leur permettra de classer les documents reçus.

Organiser un entretien avec les soumissionnaires

Après l’étude des différentes offres, la commission se décidera uniquement après avoir écouté chaque prestataire informatique présélectionné. Leurs ingénieux présenteront de vive voix aux consultants les solutions proposées et les techniques mises en œuvre. Ils essaieront de les convaincre de l’originalité et de l’efficacité de leurs démarches. Ils expliqueront comment ils procéderont pour améliorer les performances de votre infrastructure réseau. Ils exposeront leurs principaux atouts. La commission posera aux soumissionnaires toutes les questions d’éclaircissement. Ceux-ci devront apporter toutes les réponses attendues. À l’issue des entretiens, l’équipe choisira la meilleure offre au plan technique et financier. Vous vous chargerez des vérifications complémentaires et contacterez le prestataire informatique retenu pour les négociations proprement dites.

Interroger les références de l’entreprise retenue

Lors de l’entretien, demandez à chaque soumissionnaire de vous indiquer les coordonnées de leurs clients qui présentent approximativement les mêmes caractéristiques que votre structure. Vous pourrez contacter directement le prestataire retenu pour enquêter sur ses méthodes et ses pratiques. Cela vous permettra d’obtenir un avis concret auprès des responsables qui ont pu booster les performances techniques de leur entreprise grâce au soumissionnaire sélectionné. Vos échanges vous aideront à connaître ses principaux points forts et ses éventuelles limites. Ils vous souffleront certainement quelques astuces pour tirer mieux profit des services proposés. Posez-leur toutes les questions qui vous intéressent pour lever vos doutes sur le prestataire informatique sélectionné. Vous pourrez confirmer votre choix après avoir exploré tous les contours de votre décision. Cela vous préservera d’une éventuelle erreur de casting. Cette démarche optimise vos chances de retenir une entreprise capable de répondre à vos attentes.

Ne perdez pas de vue que les prestataires fournissent uniquement les coordonnées des clients avec lesquels ils entretiennent de bons rapports. Cela pourrait mettre à mal l’objectivité de leurs avis. Pensez donc également à utiliser la technique de bouche-à-oreille. N’hésitez pas à vous renseigner auprès d’autres acteurs pour vous assurer de la fiabilité du prestataire retenu. Si possible, effectuez personnellement des recherches en ligne pour vérifier si l’entreprise informatique qui vous intéresse bénéficie d’une bonne réputation.

Négocier les prix

Après une enquête concluante, vous pouvez notifier au prestataire retenu votre volonté de travailler avec lui. Vous l’invitez à nouveau pour rediscuter de son offre technique et financière. Vous lui indiquez tous les points qui vous intéressent véritablement. Vous lui présentez également les aspects qui suscitent quelques réserves chez vous. Vous échangez sur la possibilité de modifier certains éléments de sa proposition. Vous adaptez sa soumission à vos attentes et à vos besoins. Après avoir abordé les points de vue au plan technique, vous vous penchez sur son offre financière. Si nécessaire, vous engagez une véritable négociation pour profiter d’un meilleur rapport qualité-prix. Inspirez-vous des documents transmis par les autres soumissionnaires pour connaître les différentes marges tarifaires appliquées. Discutez avec le prestataire retenu en fonction du budget disponible. Étudiez toutes les pistes de réduction et trouvez un terrain d’entente.

Rédiger un cahier des charges

Ce document présente un récapitulatif exhaustif des différentes clauses liées à l’exécution du contrat informatique conclu. Il expose la mission et les enjeux de la collaboration. Il précise également les objectifs fixés. Il indique les solutions proposées par le prestataire retenu ainsi que les principales tâches qui incombent à ce dernier. Il liste les conditions et les modalités d’intervention. Il détaille les points majeurs de l’offre technique et les contraintes qui s’imposent à chaque partie signataire. Le cahier des charges précise les règles qui régiront vos rapports les ingénieux qui s’occuperont des travaux. Il s’apparente à un véritable référentiel des principes qui réglementeront vos échanges. Il reprend également les conditions financières ainsi que les modes de paiement.

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