Comment bien choisir sa solution de visioconférence?

Pour organiser des réunions formelles ou échanger sur des projets d’affaires importants, de nombreuses entreprises font recours aux outils de communication à distance, et collaborer par écrans interposés. Il existe aujourd’hui une multitude de solutions de visioconférences proposées sur le marché qu’il est nécessaire d’analyser en amont celles qui sont adaptées à vos besoins et à votre entreprise pour vous garantir une expérience collaborative intéressante. Découvrez nos conseils pour vous équiper au mieux en matière de solutions de visioconférence.

Une solution de visioconférence, pour quelle utilisation ?

En fonction de l’utilisation finale que vous souhaitez en faire et du caractère de la conférence, vos choix de solutions de visioconférence ne seront pas forcément les mêmes. Ainsi, pour une utilisation ponctuelle dans une petite salle ou un bureau avec quelques participants, vous pouvez opter pour une solution de matériel pratique pouvant accessoiriser un ordinateur ou une tablette et faciliter les échanges. Concrètement, il s’agira de connecter un kit de visioconférence ou une solution adéquate comme une webcam qui saura s’intégrer rapidement au bureau. C’est un choix très économique qui peut vous permettre d’utiliser un matériel performant avec une qualité vidéo et audio satisfaisante pour vos échanges par visioconférence.   

En revanche, lorsqu’il s’agit d’une visioconférence à réaliser dans de grandes salles de réunion de travail ou de conférence avec un grand nombre de participants, il faudra privilégier des solutions à la pointe de la technologie. L’écran doit être surtout géant pour permettre à tous les participants de mieux voir les personnes avec qui ils échangent à distance. Quant au système audio, il doit être de très bonne qualité pour garantir un meilleur confort d’écoute dans toute la salle à partir d’une station avec un dispositif de plusieurs micros reliés afin de permettre à chaque participant d’entendre et de se faire entendre tout au long de la conférence.

Cependant, il existe d’autres solutions qui permettent de plonger tous les participants de la visioconférence dans une immersion totale des échanges. Ce sont des solutions très coûteuses qui nécessitent l’utilisation du matériel de téléprésence et qui rendent les échanges à distance plus naturels. Vous aurez l’impression de communiquer avec vos équipes, partenaires ou clients comme si vous étiez en face d’eux. Tout ceci se fait à l’aide d’un écran plasma de grande taille avec une haute définition de vidéo et d’audio. C’est une solution très souvent utilisée par les grosses firmes et grandes marques qui disposent de filiales ou bureaux implantés dans plusieurs coins du pays à travers le monde entier.

Autres options de personnalisation des matériels de visioconférence

Outre les solutions de visioconférence existantes, il est possible de trouver grâce aux progrès récents de la technologie, plusieurs autres options pour compléter les matériels de communication à distance ou kits de visioconférence. Ainsi, si vous avez une entreprise qui doit utiliser régulièrement la visioconférence comme un moyen d’échange privilégié, il est judicieux de miser sur une solution intégrant un partage interactif de documents et de fichiers vidéos avec l’usage de deux écrans. L’un des écrans servira à effectuer la communication par vidéo à distance alors que l’autre permettra de partager les fichiers.

Par ailleurs, il existe aujourd’hui une variété de caméras sophistiquées, dotées de systèmes intégrant des caméras multiples qui conviendront pour les visioconférences avec plusieurs participants. Certaines caméras mobiles sont idéales pour filmer une personne qui parle et est en mouvement.

Si le choix des matériels est d’une grande importance en matière de solution de communication, la qualité de la connectivité n’est pas à négliger. Ainsi, en dehors des bandes passantes qui doivent garantir un fonctionnement optimal, le type de connexion doit être sans fil et à haut débit pour une utilisation pratique et satisfaisante.  

Les logiciels web, solutions intelligentes de visioconférence

En fonction de vos besoins, vous pouvez opter pour des solutions de communication à distance idéalement conçues et prêtes à l’emploi. Ce sont des solutions qui sont accompagnées d’un logiciel intégré avec des fonctionnalités différentes. Très ergonomiques et faciles à l’utilisation, ces logiciels peuvent être installées sur un Smartphone, une tablette ou sur un PC sans devoir utiliser un autre équipement. Ces types de solutions conviennent surtout aux travailleurs indépendants et aux PME. Par ailleurs, il est possible de trouver une solution capable d’intégrer le calendrier ou les messageries. En effet, certains services de communication à distance proposent des plugins des programmes comme Google Calendar et Outlook avec Teams.

Si vous recherchez des solutions de visioconférence sur-mesure et adaptées pour réussir vos communications à distance lors de vos conférences ou réunions d’affaires, vous pouvez contacter une entreprise de référence comme bluebearsit.

Les critères pour choisir un logiciel de visioconférence

Certains éléments doivent être pris en compte pour bien choisir son logiciel de visioconférence.

• Le nombre de participants à la visioconférence : c’est un critère important à considérer pour que l’appel vidéo soit visible par tous.
• L’intégration des applications au logiciel : le logiciel doit pouvoir être connecté à d’autres outils afin d’offrir des fonctionnalités de partage de documents et fichiers.
• Son niveau de sécurité : en raison des risques de piratage de données liés au web, il est nécessaire de prendre vos précautions en optant pour un logiciel sécurisé.