Le stockage, la sécurité et l’archivage des documents numérique en entreprise constituent un défi de taille. Pour y arriver, les entreprises peuvent utiliser le coffre-fort numérique. De quoi s’agit en réalité ? Comment fonctionne un coffre-fort numérique ? Quels sont les avantages de ce dispositif ? Nous vous invitons à en savoir davantage dans cet article.
Sommaire
Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique ?
Quand on parle de coffre-fort, on pense directement à une boîte enfoncée dans un mur, et qui conserve des choses sérieuses et très sensibles. C’est tout à fait compréhensible. Cependant, la numérisation n’a pas manqué de faire son effet et d’introduire de nouveaux changements. Aujourd’hui, nous avons le coffre-fort numérique.
Encore connu sous le nom de coffre-fort électronique, le coffre-fort numérique est un précieux espace personnel, mais virtuel, sur internet où l’on peut conserver ses données importantes. Il permet de stocker les informations sensibles, comme dans un coffre-fort physique, sauf que les fichiers sont ici numériques.
Le coffre-fort numérique est très présent dans la sphère professionnelle, car beaucoup d’entreprises en font usage. C’est l’outil sollicité pour le stockage des documents administratifs notamment les factures, les bulletins de paie des employés, etc. Vous pouvez en savoir plus sur MyPeopleDoc.
Le coffre-fort numérique : un dispositif important pour toutes les entreprises
Pour limiter tout risque de production volumineuse de paperasse par exemple, les fiches de paie peuvent être numérisées. Certes, il est recommandé aux entreprises d’observer les règles liées à la protection des informations à caractère personnel, mais l’une de ces exigences veut que les bulletins de paie soient transférés en format numérique.
Ils sont alors numérisés et mis dans un espace du coffre-fort dont le salarié seul peut avoir le code. Il en est de même pour maints documents administratifs comme les avenants, les contrats de travail, les devis… qui y sont stockés. Les banques aussi conservent les relevés de remboursement des clients dans cet espace virtuel du coffre-fort numérique.
Il s’agit donc d’un dispositif qui assure la sécurité des données personnelles et professionnelles très sensibles. En procédant à l’archivage d’une copie électronique de vos documents, ces derniers sont protégés de tout risque de perte, de vol, etc.
Comment fonctionne le coffre-fort numérique ?
Le processus de stockage se fait en deux étapes : il y a d’abord le scellement numérique, ensuite, l’archivage proprement dit. Le scellement numérique s’opère lorsqu’un document y est déposé. En premier lieu, il faut une signature pour identifier l’auteur du dépôt. Après cela, il y a un horodatage pour authentifier la date dudit dépôt. Enfin, un calcul d’empreinte numérique s’impose pour être sûr que le document n’a pas été modifié dans le temps. Le document est alors archivé dans le coffre-fort numérique. Des vérifications se font périodiquement pour s’assurer de l’intégrité des documents et de la bonne gestion des actions des utilisateurs.
L’accès aux données stockées peut se faire depuis :
- votre ordinateur ;
- votre portable ;
- votre tablette, etc.
Il vous suffit de renseigner votre mot de passe personnel, le login et le code de sécurité que vous recevrez par SMS.
Quels sont les avantages d’un coffre-fort numérique ?
Le coffre-fort numérique est un dispositif électronique qui offre plusieurs avantages aux entreprises et aux particuliers qui l’utilisent.
Un grand supplément de sécurité
Plus que le coffre-fort traditionnel, le coffre-fort numérique offre une haute sécurité. N’oubliez pas que lors des cambriolages, des vols et autres, le coffre-fort reste surtout ce qu’on vise et dépouille. Cela est impossible avec le coffre-fort numérique, car il est simplement indétectable. Il reste aussi intact en cas d’intempéries comme les inondations, les tremblements de terre, etc.
Un espace fiable et de traitement de données au niveau des entreprises
Le coffre-fort numérique, en effet, permet aux entreprises d’avoir beaucoup d’espace. Ces dernières sont exemptées de la lourde obligation de conserver pour longtemps tous les documents en version papier ayant trait à leur fonctionnement, ou à leur statut. Ces documents sont simplement numérisés et archivés dans le coffre-fort numérique.
En plus de cet espace, le coffre-fort numérique favorise le traitement rapide des données, l’autorisation à leur accès et leur partage. Il n’est plus nécessaire de se tourner vers les courriers ou mails à transporter. Aussi, les risques d’erreur dans le stockage des données sont complètement supprimés.
Facile d’utilisation
Il faut notifier que le processus de stockage ou encore de l’archivage dans le coffre-fort numérique est vraiment très simple. Depuis votre tablette ou votre ordinateur d’utilisateur, il vous suffit de quelques clics pour que s’effectue le transfert.
Ce dernier est encore plus rapide quand le fichier ne pèse pas ou pèse juste quelques kilo-octets. Toutefois, lorsqu’il s’agit d’un lourd fichier, cela peut prendre un peu plus de temps. Vous n’avez quand même rien à craindre, le coffre-fort numérique dispose d’une énorme capacité de stockage de données.
Pour conclure, retenons que le coffre-fort numérique représente aujourd’hui un grand atout pour les entreprises. Il constitue pour elles un moyen de préservation de leurs différents documents et joue un rôle crucial dans l’archivage numérique.
