Payer les employés à temps, avec précision et efficacité, est l’une des fonctions les plus importantes de toute entreprise. Cependant, les entreprises s’appuient encore souvent sur des méthodes dépassées et inefficaces de stockage et de traitement des salaires.

Ces méthodes peuvent être fastidieuses et prendre du temps, sans parler de leur coût. Heureusement, le passage à un coffre-fort électronique pour la paie offre aux entreprises une solution numérique et sécurisée pour gérer la paie et les informations relatives aux employés.

Sommaire

1- Une sécurité accrue

De nombreux employeurs utilisent le papier pour stocker les informations relatives aux employés. Cela peut constituer un facteur de risque en termes de sécurité, car le papier peut facilement être égaré ou perdu par les employés.

Cependant, les informations relatives à la paie stockées numériquement sur un coffre-fort électronique sont beaucoup plus sûres. En effet, les enregistrements numériques sont presque impossibles à falsifier ou à supprimer, ce qui les rend moins vulnérables à la fraude ou au vol. Cela est d’autant plus vrai pour les informations sensibles telles que les informations W-2, les informations fiscales et les informations de sécurité sociale. 

2- La rationalisation du processus de paie

Les pratiques traditionnelles de paie sont coûteuses, longues et inefficaces. Ces pratiques impliquent souvent :

  • de scanner les informations des dossiers papier dans des systèmes distincts ;
  • de saisir manuellement les données ;
  • et de programmer le processus pendant des jours ou des semaines.

Ce processus peut être éreintant et fastidieux pour les employés, les employeurs et les prestataires de services de paie. Heureusement, un coffre-fort électronique peut aider les entreprises à simplifier leur processus de paie.

3- L’amélioration de l’accessibilité

Les employés peuvent avoir besoin d’accéder à leurs dossiers de paie à tout moment. Un coffre-fort de paie permet aux utilisateurs d’accéder à leurs informations partout et à tout moment.

Par ailleurs, noter que les employeurs doivent généralement choisir entre sécurité et accessibilité lorsqu’ils décident de la manière de stocker les informations relatives à la paie. Un coffre-fort de paie peut offrir les deux. En fait, un coffre-fort électronique pour la paie offre une technologie inviolable et des fonctions de sécurité qui contribuent à garantir la confidentialité.

4- Réduction des coûts

Ne pas passer à un coffre-fort électronique pour la paie peut s’avérer coûteux, tant pour l’entreprise que pour les employés. En effet, les dépenses de l’entreprise augmentent, tout comme les coûts associés à la gestion de la paie.

Cela comprend les salaires, les traitements et les avantages sociaux des employés, ainsi que les charges sociales. Un coffre-fort électronique de paie peut aider à réduire les coûts associés au maintien d’un système de paie obsolète. Cerise sur le gâteau, cela inclut les coûts liés aux pertes de temps et d’argent.

Pour finir, le coût d’un coffre-fort de paie dépend du modèle et du type de système d’information utilisé. Les propriétaires d’entreprises peuvent contacter un fournisseur de coffre-fort pour la paie afin d’en savoir plus sur les coûts associés à la mise à niveau vers un coffre-fort électronique pour la paie. Ne perdez donc plus de temps !